Jak na zveřejňování osobních údajů v zápisech a usneseních zastupitelstva a rady obce?

Zápisy a usnesení zastupitelstva obce či rady obce ve většině případů obsahují osobní údaje, které se vztahují k projednávaným záležitostem. Při posuzování, jakým způsobem postupovat při poskytování informací z těchto dokumentů, tak aby nedošlo k porušení právních předpisů v oblasti ochrany osobních údajů (obecné nařízení GDPR, platný zákon o ochraně osobních údajů), je třeba vycházet ze zákona o obcích (obdobně ze zákona o hl. městě Praze). Ten v paragrafu 16 a 17, v případě jednání zastupitelstva, která jsou vždy veřejná, přiznává přesně definovanému okruhu osob právo do zápisů a usnesení z jednání zastupitelstva nahlížet a pořizovat si z nich výpisy. Takovými osobami jsou občané obce starší 18 let s trvalým pobytem na území obce, fyzické osoby – vlastníci nemovitostí (staveb, bytů, pozemků) na území obce a cizí státní příslušníci, kteří mají trvalý pobyt na území obce dle mezinárodní smlouvy, kterou je Česká republika vázána. Těmto osobám musí být zápisy a usnesení poskytnuty včetně osobních údajů souvisejících s projednávanou záležitostí. Zpracování osobních údajů je v těchto případech zákonné bez souhlasu subjektu údajů.

Oproti tomu zasedání rady obce jsou neveřejná a mohou se jich účastnit jen osoby vyjmenované v § 101 odst. 1 zákona o obcích. Zápis ze schůze rady obce musí být uložen u obecního úřadu k nahlédnutí členům zastupitelstva obce a právo nahlížet do usnesení rady a pořizovat si z něj výpisy má stejný okruh osob, který má oprávnění nahlížet do zápisů a usnesení z jednání zastupitelstva.

Jiné osoby, fyzické či právnické, mají možnost získat informace z jednání těchto orgánů obce na základě zákona o svobodném přístupu k informacím.

Jiné osoby, fyzické či právnické, mají možnost získat informace z jednání těchto orgánů obce na základě zákona o svobodném přístupu k informacím.

Zveřejňování zápisů a usnesení z jednání orgánů obce na internetu, v tisku či jiných médiích, anebo při podávání informací dalším osobám na základě zákona o svobodném přístupu k informacím, zákon o obcích nezakazuje. Povinností obce je ale osobní údaje chránit, protože v těchto případech dochází ke zveřejňování informace neomezenému okruhu osob. Ochranu osobních údajů lze zajistit například jejich anonymizací nebo omezením rozsahu takto zpřístupňovaných osobních údajů ve zveřejňované verzi dokumentu. Správný postup zveřejňování včetně příkladu možné anonymizace usnesení z veřejného zasedání zastupitelstva obce naleznete v aktualizovaném stanovisku č. 2/2004 Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Zkráceno. Celý článek na webu SMO.